Электронный документооборот уже прочно вошел в нашу жизнь, и многие компании стараются свести к минимуму количество документов на бумажных носителях. Тем не менее офисные шкафы постоянно пополняются новыми папками, и, кажется, им не будет конца. Срок хранения большинства документов организации не превышает 5–10 лет, но есть и такая документация, которую нужно хранить 50 и даже 75 лет. Согласитесь, без архива никак не обойтись.
Требования к архивному хранению документов
Документы предприятия содержат важную информацию о его финансово-хозяйственной деятельности, поэтому важно обеспечить их сохранность в течение всего срока хранения. Перед сдачей в архив они должны быть систематизированы, пронумерованы, прошиты и упакованы. После чего ответственный сотрудник предприятия составляет опись, заполняет лист-заверитель и передает документы на архивное хранение.
В архиве документы необходимо хранить при определенных условиях. Помещение в обязательном порядке должно быть оборудовано системой пожаротушения, вентиляцией и сигнализацией. При хранении документов необходимо поддерживать оптимальную температуру (17–19°C) и влажность (50–55%). Несоблюдение рекомендованных условий может привести к порче документов и утрате важной деловой информации.
Компания «Минисклад» оказывает услуги по архивному хранению документов в Санкт-Петербурге уже более десяти лет. Наши теплые склады оборудованы системами видеонаблюдения, противопожарной безопасности и сигнализацией, находятся под круглосуточной охраной. Документы хранятся в плотных коробах на стеллажах, в складском помещении поддерживаются рекомендованные температура и влажность. Доступ к документам на хранении имеют только уполномоченные сотрудники компании.
Преимущества хранения документов в компании «Минисклад»
- Низкие цены. Стоимость наших услуг по архивному хранению документов – одна из самых низких в Санкт-Петербурге. Заключая договор с компанией «Минисклад», вы оплачиваете только фактический объем хранения. При больших объемах мы предоставляем дополнительные скидки.
- Гибкие условия сотрудничества. вы можете передать на архивное хранение любой объем документов от одной коробки на срок не менее суток. При необходимости вы всегда можете увеличить или сократить объем хранения, продлить срок или забрать документы досрочно.
- Большой выбор складов. Наши складские помещения есть в разных районах Санкт-Петербурга. По запросу наши сотрудники подберут ближайший к вам склад, чтобы вы могли сэкономить на логистике.
- Надежность. Компания «Минисклад» входит в Национальный Реестр Надежных Поставщиков, оказывает услуги по договору ответственного хранения. ваши документы будут находиться под надежной защитой в течение всего срока действия договора.
- Хранение «под ключ». Если у вас нет времени на упаковку и доставку документов, мы готовы взять это на себя. Наши сотрудники приедут в согласованное время в офис вашей компании, упакуют, погрузят и доставят документы на склад ответственного хранения.
Не нашли подходящего для себя решения на нашем сайте? Звоните! Мы всегда открыты к диалогу и готовы обсуждать условия договора. С удовольствием выслушаем вас и найдем лучший вариант, который устроит обе стороны.